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機密書類の廃棄

機密書類の処理方法や、処理業者に委託するときの注意点についてまとめています。

機密書類の処理方法は主に3種類

機密書類は、情報漏えいのリスクを考慮して処理しなければなりません。処理方法は、主に以下の3種類に分けられます。

自社でシュレッダーにかける

シュレッダーで断裁してから回収業者に引き取ってもらう方法です。

メリット

業者にお願いするのは回収・処分だけということもあり、業者に依頼するのに比べると費用を抑えることができます。

デメリット

処分しなければならないものの量が多い場合、それらをすべて自分たちでシュレッダーにかけるというのはかなり大変な作業です。処分するものの量に合わせたシュレッダーを新たに購入する必要も出てくるでしょう。

業者にシュレッダーをかけてもらう

断裁も業者に任せる方法です。

メリット

自分たちでシュレッダーをかける必要がないので、不要な書類をまとめるだけの作業で済みます。断裁にかかる時間で効率的に業務を進められるようになるでしょう。

デメリット

自社でシュレッダーにかけるのに比べると費用がかかります。また、信頼できる業者に依頼しなければ機密情報が漏れてしまう恐れもあるので注意しておきましょう。業者選びには力を入れる必要が出てきます。

機密書類を段ボールに詰め、溶解または圧縮梱包してもらう

断裁はせずそのまま溶解、あるいは圧縮梱包する方法です。

メリット

焼却するときと違って二酸化炭素が出ないので地球にやさしく、処理した紙はリサイクル可能です。シュレッダーの場合はホチキスを外さなければならないものが多いのですが、その必要もありません。

デメリット

様々な業者が途中で関わることもあり、その場合は安全性に問題が発生してしまう可能性があります。こういった意味でも、しっかり信頼できる業者探しをしなければなりません。

このように、メリットとデメリットはありますが、優良業者さえ選択しておけば、業者に依頼するデメリットは大きくないと言えるでしょう。しっかり資格を取得しているような業者だとさらに安心できますね。

機密文書は専門業者に依頼して処分したほうがスピーディーに処理ができるケースがほとんどであるため、業者に依頼することを検討してみてはどうでしょうか。

処理業者に機密書類の処分をお願いするメリット

自社で行うことも可能ですが、産業廃棄物の処理業者にお願いすることで得られるメリットは下記の通りです。

機密を厳守できる

顧客リストやアンケート用紙といった個人情報のある書類は、決して外部に漏れてはならない書類です。処理業者に頼んで溶解してもらう場合は、機密書類を箱詰めしたら一度も開封せずに処理できるため、確実に機密情報を守って情報を廃棄できます。リスク管理の面で優れているというのが最も大きなメリットだと言えるでしょう。

大量処分が可能

書類を箱詰めするだけなので、大量の機密書類を一気に処分することが可能です。機密書類の対応可能な量についても業者に確認してみましょう。もちろん、1箱から取り扱ってくれる業者もあります。

コストを抑えられる

機密書類を自分たちで処理するとなると、シュレッダーにかける手間がかかり、その分の人件費がかさんでしまいます。処理の方法にもよりますが、基本的にホチキスやゼムクリップを分別する必要はありません。機密書類の処理に時間を割く必要がなく、人件費の圧縮にも繋がります。

信頼できる廃棄物処理業者を選ぶべき理由

実は、機密書類をリサイクルするために行政の許可は必要ありません。

オフィスから出る「紙くず」を処分する場合、リサイクル処理を行う場合に限っては産業廃棄物として扱われないからです。機密書類もオフィスから出る紙くずなので、「専ら物(再生利用を目的とした廃棄物)」として扱われるため、廃棄物処理法のほとんどの規制がかからないのです。

機密書類の処理を、値段の安さなどで悪質な業者に依頼しないように注意しましょう。機密書類には、漏れてはいけない情報が紛れ込んでいる場合もあります。情報漏えいのリスクをきちんと考慮したうえで、機密書類の処理を的確に行なってくれる優良な業者にお願いするべきでしょう。

産業廃棄物処理業者なら、他の廃棄物の処理もスムーズ

オフィスの引っ越しや移転、大掃除などのタイミングで、大量の機密書類の処理を行う際には、他にも様々な廃棄物が発生している場合があります。機密書類のリサイクルを扱っている産業廃棄物処理業者に頼めば、他の廃棄物もスムーズに片付けることができるでしょう。

ただし、機密書類の扱いをないがしろにしてしまう業者もいるので、機密書類をどのように運搬し、処理するのかをしっかりと確認してから委託してくださいね。

情報漏えいを防ぐためにも、機密書類を詰めた箱をそのまま製紙溶解炉に投入できる製紙会社や、大型シュレッダー機に通してから圧縮梱包機にかける古紙問屋と提携している産業廃棄物処理業者を選ぶのがおすすめです。

機密書類の処理で依頼したい産業廃棄物処理業者3選

機密書類の処理を的確に行い、安全にリサイクルしてくれる処理業者を3社ご紹介します。

「専ら物(再生利用を目的とした廃棄物)」扱いになってしまう機密書類は、産業廃棄物ではないので比較的安い価格で委託処理が可能です。しかし、価格が安い理由で処理業者を決めてしまうのは危険です。

運搬中に金額や名前などの個人情報が記載された給与明細などの書類が路上に散乱した、という事件も実際にありました。大切な機密情報だからこそ、信頼できる業者に頼むようにしましょう。

「産廃エキスパート」「優良産廃処理業者認定」「ISO14001認定」は、厳しい基準をクリアし、環境に配慮した処理を行なっている業者の証明となる認可制度です。これらの認可がなくても機密書類のリサイクルは可能ですが、信頼性を測る一つの指標になるでしょう。

日本パープル

創業47年の実績!機密抹消シェアNo.1

日本パープル公式サイト画像キャプチャ
引用元HP:日本パープル公式サイト
https://www.mamoru-kun.com/
産廃エキスパート
優良産廃処理業者認定 -
ISO14001認定
マニフェストの種類 要問合せ

これまでに創業47年といった実績を持っていて、機密抹消シェアNo.1をほこっています。安全なセキュリティ環境の中で処理業務を行っているので、信頼できる会社探しをしている方にもおすすめです。

これまでに5,000社、12,000事業所といった非常に豊富な導入実績を持っていて、様々な企業の文書廃棄の手間を削減することに成功しています。

機密データの処理をお願いしたいと思っている方でも安心な機密処理サービスが用意されています。日々のシュレッダー業務を見直せる機密回収ボックスである「保護くん」というサービスや、大量書類の処理といったシュレッダーが手間になるものを機密処理できるシステムがあるので、不要だけど外部に情報が漏れるのは困るといったものの処分は日本パープルにお任せしてみてはどうでしょうか。

機密書類の処理について、
日本パープルの公式サイトをチェックする

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リサイクル・ネットワーク

セキュリティやコストに合わせて、様々なリサイクルを提案

 リサイクル・ネットワーク公式サイト画像キャプチャ
引用元HP:リサイクル・ネットワーク
https://www.r-nw.com/
産廃エキスパート
優良産廃処理業者認定
ISO14001認定
マニフェストの種類 スマートマニフェスト

リサイクル・ネットワークでは、セキュリティやコストに合わせて機密書類の様々な処理やリサイクル方法を提案してくれます。複数の製紙会社・古紙問屋と提携しているので、溶解処理やシュレッダー処理など、要望に応じた処理方法を選ぶことが可能です。

ブログには実際に機密文書処理を行った事例が掲載されており、「処理場まで同行して、本当に箱を開封せずに溶解しているのか確かめたい」という要望に応じたという事例が紹介されていました。ただ機密書類を処理するだけではなく、顧客の不安を取り除くために柔軟に対応する姿勢がうかがえます。

機密書類の処理について、
リサイクル・ネットワークの公式サイトをチェックする

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春江

機密書類専用BOXに入れて、そのまま回収。粉砕・溶解処理をしてくれる

 春江公式サイト画像キャプチャ
引用元HP:春江公式サイト
http://www.harue.co.jp/
産廃エキスパート
優良産廃処理業者認定 -
ISO14001認定
マニフェストの種類 電子マニフェスト

春江はリサイクル事業に力を入れており、専ら物(再生利用を目的とした廃棄物)も取り扱っています。機密書類に関しては、段ボールに詰めた後「機密メディア専用ケース」に入れられ、厳重に施錠されたうえで運ばれるので運搬中も安心。溶解処理されたのち、希望すれば「処理証明書」を発行してくれます。機密書類の処理を無事故で続けてきたという実績も信頼のおけるポイントです。

機密書類の処理について、
春江の公式サイトをチェックする

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